Primavera Zomac S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT No. 901227916 -5 con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, desarrolla la siguiente política para el tratamiento de datos personales dentro de la compañía.
En esta política de tratamiento de datos personales se describe en los lineamientos empresariales y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.
Para la protección de datos personales y el tratamiento de éstos, Primavera Zomac S.A.S., tiene como objetivo general asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos.
ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales presentada a continuación se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Primavera Zomac S.A.S., Considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante PRIMAVERA ZOMAC).
Todos los trabajadores de Primavera Zomac S.A.S., deben observar y acatar el cumplimiento de la presente política. Las áreas que tienen mayor interacción con la administración y/o manejo de datos personales, deben observar con mayor rigor el cumplimiento y aplicación a la Ley, asegurar el cumplimiento de la misma y de cualquier norma o disposición que la complemente adicione o modifique.
De igual manera, la presente política tendrá plena aplicación frente a las personas naturales o jurídicas (incluidos proveedores y contratistas) con las que Primavera Zomac S.A.S., tenga un vínculo contractual y que tengan o pudieran tener acceso a datos personales de los cuales Primavera Zomac S.A.S., es responsable, siempre que la divulgación de datos personales sea necesaria para el cumplimiento de dichas obligaciones contractuales.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Primavera Zomac S.A.S., con sede principal en la ciudad de Yopal, dirección carrera 20# 6-45.
Correo electrónico: gerencia@primaverazomac.com
Teléfono: 3133998467
DEFINICIONES
Para el entendimiento de los términos que se encuentran incluidos dentro de esta política, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.
DERECHOS DEL TITULAR
Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en Bases de Datos que reposen en los sistemas de información de Primavera Zomac S.A.S., tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la Ley. Los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Primavera Zomac S.A.S., como los Responsables del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c. Ser informado por la Compañía, como Responsables del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS COMO TITULAR
Se puede consultar a Primavera Zomac S.A.S respecto de los datos personales que tenga almacenados en sus bases de datos, para las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por LA EMPRESA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, LA EMPRESA. Informará los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para la correcta y completa consideración de las peticiones, se debe allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.
DEBERES COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Primavera Zomac S.A.S., reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia de manera exclusiva podrán decidir sobre los mismos, y por tanto garantizara el cumplimiento de los siguientes deberes en calidad de Responsable y/o Encargado:
a. Garantizar el titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que la asisten en virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información sea veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l .Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la superintendencia de industria y comercio sobre el tema en particular.
n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o .Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que entra autorizado el tratamiento de sus datos.
p. Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
q. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por la parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
r. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio.
s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
t. Usar los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
LA EMPRESA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
VIGENCIA
Esta Política de Protección de Datos Personales tiene vigencia a partir del día 31 de enero de 2024.